Elektronische Rechnungen: Neue Pflicht ab 2025

Was ist die E-Rechnungspflicht und wer ist betroffen?

Die E-Rechnungspflicht bezieht sich auf die gesetzliche Verpflichtung, elektronische Rechnungen zu verwenden. In Deutschland müssen seit dem 27. November 2020 alle Rechnungen im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern als elektronische Rechnungen erstellt und übermittelt werden. Dies betrifft insbesondere Unternehmen, die Geschäfte mit staatlichen Stellen oder öffentlichen Institutionen tätigen.

Welche Vorteile bietet die E-Rechnung im Vergleich zur herkömmlichen Rechnungsstellung?

Die E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile im Vergleich zur herkömmlichen Rechnungsstellung:

• Schnellere Bearbeitung: Elektronische Rechnungen können sofort digital übermittelt und verarbeitet werden.
• Kosteneffizienz: Reduzierter Papierverbrauch und geringere Kosten für Druck und Versand.
• Verbesserte Nachverfolgbarkeit und Archivierung: Alle Dokumente werden zentral gespeichert und sind leicht zugänglich.
• Verringerung von Fehlerquellen: E-Rechnungen werden oft automatisch erstellt und geprüft, was die Genauigkeit erhöht.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Durch die Pflicht zur elektronischen Rechnung wird die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften vereinfacht.
  
  
  

Welche gesetzlichen Regelungen gibt es zur E-Rechnungspflicht in Deutschland?

Seit dem 27. November 2020 sind öffentliche Auftraggeber/innen des Bundes verpflichtet, elektronische Rechnungen zu akzeptieren. Dies gilt sowohl für Lieferant/innen als auch für Dienstleister/innen. Die elektronische Rechnung muss bestimmten Standards entsprechen, um gültig zu sein. E-Rechnungen können beispielsweise über das ZUGFeRD- oder XRechnung-Format erstellt werden. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Systeme den gesetzlichen Anforderungen genügen. Auch die Nutzung von Digitastic kann dabei hilfreich sein.

Änderungen im Jahr 2025

Ab dem 1. Januar 2025 treten weitere Änderungen im Zusammenhang mit der E-Rechnungspflicht in Kraft. Diese beinhalten unter anderem:

• Erweiterung der E-Rechnungspflicht: Die Pflicht zur Verwendung elektronischer Rechnungen wird auf weitere Geschäftsbereiche und Transaktionen ausgeweitet, um eine umfassendere Digitalisierung und Effizienzsteigerung zu erreichen.
• Einführung von E-Invoicing für B2B-Transaktionen: Neben den öffentlichen Auftraggeber/innen müssen nun auch private Unternehmen in bestimmten Fällen elektronische Rechnungen nutzen und akzeptieren. Dies soll die Transparenz und Nachverfolgbarkeit im gesamten Geschäftsverkehr verbessern.
• Verschärfung der technischen Anforderungen: Die Standards für elektronische Rechnungen, wie ZUGFeRD und XRechnung, werden weiterentwickelt, um sicherzustellen, dass sie den neuesten technischen und sicherheitstechnischen Anforderungen entsprechen.

Wie können Sie die E-Rechnung in Ihrem Unternehmen einführen und umsetzen?

Die Einführung der E-Rechnung in Ihrem Unternehmen kann in mehreren Schritten erfolgen:

1. Analyse und Planung: Überprüfen Sie Ihre aktuelle Rechnungsstellung und identifizieren Sie Verbesserungspotenziale. Planen Sie die Umstellung auf elektronische Rechnungen und setzen Sie klare Ziele.
2. Software-Auswahl: Wählen Sie eine geeignete Software für elektronische Rechnungen aus, wie z.B. Billomat oder Digitastic. Achten Sie darauf, dass die Software den rechtlichen Anforderungen entspricht.
3. Schulung und Integration: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter/innen im Umgang mit der neuen Software und integrieren Sie die E-Rechnungslösung in Ihre bestehenden Systeme.
4. Testphase: Führen Sie eine Testphase durch, um sicherzustellen, dass die digitale Rechnungsstellung reibungslos funktioniert und alle Beteiligten vertraut sind.
5. Regelbetrieb: Starten Sie den Regelbetrieb und überwachen Sie die Prozesse. Passen Sie bei Bedarf die Abläufe an, um Effizienz und Compliance zu gewährleisten.

Welche Softwarelösungen und Tools stehen Ihnen zur Verfügung, um die E-Rechnungspflicht zu erfüllen?

Um die E-Rechnungspflicht zu erfüllen, stehen verschiedene Softwarelösungen und Tools zur Verfügung. Diese Lösungen helfen Unternehmen, elektronische Rechnungen effizient zu erstellen, zu verwalten und den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden:

1. Digitastic:

• Digitastic bietet spezialisierte Lösungen für die Digitalisierung von Rechnungsprozessen mit einem besonderen Fokus auf den E-Commerce-Sektor. Die Plattform unterstützt Unternehmen dabei, elektronische Rechnungen nahtlos in ihre bestehenden Abläufe zu integrieren und die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, während sie die Effizienz und Compliance verbessert.

2.Billomat:

• Ein benutzerfreundliches Tool, mit dem Sie elektronische Rechnungen erstellen und versenden können. Ideal für kleine und mittlere Unternehmen, die eine einfache und effektive Lösung suchen.

3. Lexware:

• Eine Software, die digitale Rechnungen pflichtkonform erstellt und verwaltet. Zusätzlich bietet Lexware Funktionen für die Buchhaltung und Finanzverwaltung.
  
  
  

Welche Sicherheitsaspekte sind bei der E-Rechnung zu beachten?

Bei der Nutzung von elektronischen Rechnungen sollten verschiedene Sicherheitsaspekte beachtet werden:

• Verschlüsselung der Datenübertragung: Essenziell, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
• Zugangskontrolle: Sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu den Rechnungsdaten haben.
• Digitale Signatur: Gewährleistung der Authentizität und Integrität der Rechnungen.
• Regelmäßige Backups: Erstellen von Backups der elektronischen Rechnungen, um Datenverlust vorzubeugen.
• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Insbesondere die Anforderungen der GoBD in Deutschland.
  
  

Wie können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Rechnungen rechtssicher sind?

Um sicherzustellen, dass Ihre E-Rechnungen rechtssicher sind, sollten Sie folgende Punkte beachten:

• Gesetzlich vorgeschriebene Pflichtangaben: Name und Anschrift der Leistungserbringer/innen und -empfänger/innen, Steuernummer, Rechnungsdatum und eine eindeutige Rechnungsnummer.
• Elektronisches Format: Übermittlung in einem Format, das die Integrität und Authentizität der Daten gewährleistet, z.B. PDF oder ZUGFeRD.
• Aufbewahrung: Sicherstellen, dass die Rechnungen für die gesamte Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren unverändert und lesbar bleiben.
  
  

Welche Konsequenzen drohen bei Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht?

Die Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht kann zu verschiedenen Konsequenzen führen:

• Finanzielle Strafen und Sanktionen: Unternehmen riskieren finanzielle Strafen, wenn sie keine elektronischen Rechnungen erstellen.
• Verzögerungen bei der Zahlungsabwicklung: Viele öffentliche Auftraggeber akzeptieren nur noch elektronische Rechnungen.
• Steuerliche Nachteile: Elektronische Rechnungen sind oft Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.
  
  

Es ist daher ratsam, sich rechtzeitig mit den Anforderungen an die digitale Rechnungsstellung vertraut zu machen und entsprechende Systeme zu implementieren.